Formålet med denne vejledning er at tydeliggøre reglerne for udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, med faglig tilknytning til AAU, der opholder sig på Aalborg Universitet.

1.1. Ikke udtømmede afgrænsning

Følgende er eksempler (ej udtømmende) på personer som enkeltvis eller i firmaregi ikke er omfattet af denne vejledning:

• Personer som enkeltmandsvirksomheder yder konsulentydelser eller sælger varer til AAU
• Personer som på vegne af deres firma (CVR/VAT-nummer) yder konsulentydelser eller sælger varer til AAU. (Kan være håndværksfirmaer, konsulentfirmaer osv.)

Fælles for disse er, at alle skal fakturere AAU for deres ydelser, eller varesalg jf. gældende regler herfor.

Personer, med faglig tilknytning til AAU, kan tilbringe tid på AAU på 3 forskellige måder/vilkår:

• Personen ansættes på AAU (i det følgende kaldet ”Ansat”).
• Personen kan – men skal ikke nødvendigvis – være ansat på et andet universitet eller i en anden organisation og modtage løn derfra og samtidig være gæst på AAU (i det følgende kaldet ”Gæst”).
• Personen er studerende på AAU (indskrevet på AAU) (i det følgende kaldet ”Studerende”).
  Personer, der opholder sig på og udfører arbejde for AAU (og ikke er studerende), skal som hovedregel ansættes som medarbejder på AAU.

Såfremt personen ikke ansættes på AAU, betragtes personen som Gæst.

Ved vurderingen af om personen skal ansættes eller betragtes som Gæst skal følgende forhold tages i betragtning:     

• Opholdets varighed (permanent i hele perioden, hvor personen er tilknyttet AAU, eller kun af og til)
• Formålet med opholdet/opgavens karakter
  Størrelsen af de omkostninger, som AAU skal afholde.
• Generelt gælder, at jo længere og mere sammenhængende et ophold er, jo større tendens i retning af, at der skal ske ansættelse.

Hvis der ikke skal ske en ansættelse, skal det i højere grad prioriteres, at der udbetales et honorar, end at der gøres brug af udgiftsgodtgørelse. Det er i modstrid med skattelovgivningen, hvis lønindkomst erstattes af udgiftsgodtgørelse. Prioriteringen er således følgende:

1. Ansættelse
2. Udbetaling af honorar
3. Udgiftsgodtgørelse

For gæster skelnes mellem om gæstens ophold har en varighed på under eller over tre måneder.

Der ligger ikke i ovenstående et retskrav for personen til at modtage de nævnte udbetalinger. Det er i alle tilfælde det enkelte fakultet, institut eller afdeling, som kan vælge eller fravælge at foretage udbetalingerne.

Eksempler på typer af personer som kan tilbringe tid på AAU på 3 forskellige måder/vilkår

Personen ansættes på AAU (i det følgende kaldet ”Ansat(te)”):

• VIP (hel- eller deltidsansat) herunder ph.d.-stipendiat
• DVIP
• Hel- eller deltidsansat TAP
• Studentermedhjælpere

Eksempler på andre ansatte:

• Censor
• Eksamenstilsyn

Personen kan – men skal ikke nødvendigvis – være ansat på et andet universitet eller i en anden organisation og modtage løn derfra og samtidig være gæst på AAU (i det følgende kaldet ”Gæst(er)”).

• Ulønnede ”gæsteforskere”, der i øvrigt ikke har indgået aftale om aflønning med universitetet
• Gæsteforelæsere
• Adjungerede lektorer og professorer
• Emeritus

Personen er studerende på AAU (indskrevet på AAU) (i det følgende kaldet ”Studerende”).

• Almindelige studerende
• Ph.d.-studerende som ikke er ansat, men indskrevet på AAU.

Reglerne er udarbejdet i 13-11-2015, ved et samarbejde mellem HR- og Økonomiafdelingen. Reglerne har forinden været sendt i høring hos økonomicentrene. Perioden for godtgørelse af gæsters ophold ved AAU er revideret den 21-02-2019 til 3 mdr.