Formålet med et fleksjob er blandt andet at begrænse tilgangen til førtidspension ved i stedet at give et aktivt tilbud på arbejdsmarkedet, der er tilpasset personens arbejdsevne.

Fleksjob er for personer, hvor det er konstateret, at den pågældende har en varig nedsat arbejdsevne, og hvor den pågældende ikke kan opnå eller fastholde beskæftigelse på arbejdsmarkedet på ordinære vilkår. For at arbejdsgiveren kan oprette et fleksjob skal den pågældende være visiteret til et fleksjob af kommunen (fleksjobbevis). Derudover skal den pågældende være under den til en hver tid gældende folkepensionsalder.

Pr. 1. januar 2013 ændres reglerne for fleksjob. Det vil ikke have betydning for de personer, som allerede er ansat i fleksjob, men vil have betydning for personer, som bliver visiteret til fleksjob efter 1. januar 2013 eller skifter fleksjob efter 1. januar 2013. De to ordninger vil i det følgende blive betegnet som ”den gamle- og den nye ordning”.

Følgende beskrivelse om hvorvidt der kan være tale om et nyt fleksjob eller ej, er alene vejledende. Det er jobcentret der laver fleksjobbevillingen. 

Der vil som udgangspunkt altid være tale om et nyt fleksjob efter den nye ordning;

• Hvis du stopper i dit nuværende fleksjob, fordi din kontrakt ophører, eller du bliver afskediget.
• Hvis du skifter fleksjob fra en arbejdsgiver til en anden arbejdsgiver. Det gælder både hvis det er inden for samme eller et andet ansættelsesområde.
• Hvis du skifter til et nyt ansættelsesområde – hos den samme arbejdsgiver – og dine arbejdsopgaver, løn- og ansættelsesvilkår bliver ændret.

Der vil som udgangspunkt ikke være tale om et nyt fleksjob:

• Hvis det alene er dit skånebehov eller timetal*, der bliver ændret.
• Hvis der alene bliver ændret i din jobbeskrivelse, fx som følge af at du bliver forfremmet, men hvor der ellers ikke bliver ændret på dine hidtidige arbejdsopgaver.
• Hvis du skifter tjenestested inden for AAU, fordi dine hidtidige arbejdsopgaver bliver flyttet til et nyt tjenestested.

*Under gammel ordning ydes der maksimalt 2/3 tilskud, personaleleder vil derfor ved nedsættelse af arbejdstiden og/eller effektivt til et niveau under 1/3 ud fra en konkret individuel vurdering tage stilling til, om fastholdelse på gammel ordning driftsmæssigt er muligt.

Der er to indgangsvinkler til oprettelse af fleksjob ved AAU. Der kan oprettes fleksjob for ikke-ansatte ved AAU og for allerede ansatte ved AAU - også kaldet et fastholdelsesfleksjob.

Hvis AAU ønsker at oprette fleksjob for ikke-ansatte ved AAU, skal der rettes henvendelse til den relevante kommune, med henblik på, at få kvalificerede ansøgere. Et fleksjob kan tillige oprettes såfremt tjenestestedet får en uopfordret ansøgning herom eller via almindeligt opslag.

Der kan også oprettes fastholdelsesfleksjob for allerede ansatte ved AAU, hvor det typisk forinden har været et sygdomsforløb, og hvor medarbejderen via et godkendt fleksjob fra kommunen kan bevarer sin tilknytning til AAU.

Efter den nye ordning kan en person først blive ansat i fastholdelsesfleksjob på sin hidtidige arbejdsplads, når vedkommende har været ansat på arbejdspladsen i mindst 12 måneder under det sociale kapitel (ansat på særlige vilkår). De sociale kapitler er en del af stort set alle overenskomster, hvor der kan indgås særlige aftaler om løn og ansættelsesvilkår for personer med nedsat arbejdsevne, som ikke kan fastholdes på ordinære vilkår.

Der kan i visse tilfælde iværksættes arbejdsprøvning/virksomhedspraktik på op til 13 uger forud for en eventuel ansættelse. Læs mere om virksomhedspraktik i håndbogen under virksomhedspraktik.

Det administrative tjenestested bør altid kontakte HR-afdelingen ved oprettelse af et job på særlige vilkår med henblik på at ansætte en medarbejder i fastholdelsesfleksjob. 

Personer omfattet af den gamle ordning er som oftest ansat tidsubegrænset. Der kan dog være andre omstændigheder, end ansættelsen i fleksjob, som gør, at den ansatte kan være ansat i en tidsbegrænset stilling.

Den nye ordning medfører, at den ansatte fremover kun kan få tildelt et fleksjob i op til fem år ad gangen. Inden de fem år er gået, skal kommunen vurdere, om den ansatte fortsat er berettiget til et fleksjob. Hvis kommunen vurderer, at den ansatte fortsat er berettiget, kan den ansatte forblive i det samme fleksjob. Kommunen følger desuden op halvvejs i forløbet, efter ca. 2½ års ansættelse.

Hvis den ansatte er over 40 år, kan den ansatte efter det første fleksjob, på op til 5 års varighed, få bevilliget et permanent fleksjob. Dette gælder, hvis kommunen vurderer, at den ansatte aldrig bliver i stand til at kunne varetage et arbejde på ordinære vilkår.

En ansættelses i fleksjob efter den nye ordning vil derfor som udgangpsunkt ske tidsbegrænset iht. den periode den pågældende er bevilliget et fleksjob (ofte en 5-årig periode) medmindre andet konkret er aftalt med det administrative tjenestested eller der i øvrigt er andre forhold der gør, at ansættelsen sker tidsbegrænset for en kortere periode.   

En tidbegrænset fleksjobansættelse ophører uden yderligere varsel ved periodens udløb. En fleksjobansættelse vil dog altid ophøre uden yderligere varsel, når medarbejderen i fleksjob opnår den til enhver tid gældende folkepensionsalder, da det i henhold til Beskæftigelsesindsatsloven ikke er muligt at være i fleksjob herefter. Ansættelsen ophører således med udgangen af den måned, hvor medarbejderen opnår folkepensionsalderen.

Ved egen opsigelse skal denne fremsendes til lederen af det administrative tjenestested, jf. gældende retningslinjer for fratrædelse ved AAU.

En ansættelse i fleksjob sker iht. relevant overenskomt og på baggrund af indgået fleksjobaftale (se vejledning til ansættelse af en person i fleksjob).

Det er AAU, der betaler løn, pension og ferie efter gældende regler, til den ansatte i fleksjob. 

For ansatte omfattet af den gamle ordning udbetales der løn for 37 timer og AAU modtager derefter kvartalvis bagud tilskud fra kommunen og refusion fra staten.

For ansatte omfattet af den nye ordning udbetales der løn for den effektive arbejdsindsats. Medarbejderen får herefter et tilskud til lønnen fra kommunen. Tilskuddet og lønnen kan maksimalt udgøre niveauet for den overenskomstmæssige fuldtidsløn for det tilsvarende arbejde. Derudover får AAU op til 50 % refusion fra staten for den overenskomstmæssige løn - dog med fradrag af sygedagpenge og eventuel anden lønrefusion. Der er dog fastsat en maksimalsats for refusionens størrelse.

Desuden kan AAU søge om sygedagpenge fra første sygedag. Dette gælder for fleksjob på både ny og gammel ordning. Vær dog opmærksom på, at denne refusion fratrækkes statens refusion. 

Kommunen betaler refusion til AAU. Refusionen udgør maksimalt 1/2 eller 2/3 af mindste overenskomstmæssige basisløn eller af den løn der sædvanligvis gælder for tilsvarende arbejde og afhænger af graden af den nedsatte arbejdsevne hos den ansatte. 

Iht. Lov om aktiv beskæftigelsesindsats beregnes refusionen af lønnen med tillæg af udgifter til arbejdsgiverbidrag til ATP samt eventuelle udgifter til andre arbejdsgiverbidrag. De tillæg, der kan lægges til grund for beregningen af tilskuddet, er de obligatoriske tillæg, der relaterer sig til selve lønnen, og som følger af lov eller overenskomst.

Der gives således tilskud til; grundløn, fast påregnelig tillæg, løn under ferie, løn under sygdom og barsel, arbejdsgiverbetalt pension, gruppelivsforsikring og 1. og 2. ledighedsdag.

AAU skal anmode om refusion senest 5 måneder efter udgangen af det kvartal refusionen vedrører. Det er lønkontoret der indhenter refusionen fra kommunen samt står for konteringen af dette. 

Har du spørgsmål om refusion, er du velkommen til at kontakte Marie Sjøgaard Nielsen i enten på telefon 9940 9512 eller e-mail: msn@adm.aau.dk

AAU får endvidere refusion fra staten. Refusionen udgør halvdelen af den lønudgift, som ikke dækkes af tilskuddet fra kommunen, hvis den ansatte i fleksjob er ansat efter 1. april 2002. Hvis ansættelsen er sket før 1. april 2002, ydes der fuld refusion fra staten af den resterende del af lønnen.

AAU skal anmode om refusion senest 5 måneder efter udgangen af det kvartal refusionen vedrører. Det er lønkontoret der indhenter refusionen fra staten samt står for konteringen af dette. 

Har du spørgsmål om refusion, er du velkommen til at kontakte Marie Sjøgaard Nielsen enten på telefon 9940 9512 eller e-mail: msn@adm.aau.dk

Fleksjobansatte kan indgå aftale om faste eller midlertidige tillæg samt engangsvederlag ligesom øvrige medarbejdere på AAU. Ligeledes kan ansatte i fleksjob forfremmes.

Vær dog opmærksom på at der er forskel på hvorvidt der ydes refusion for de forskellige tillæg. 

Der ydes som udgangspunkt ikke refusion for engangsvederlag. Tillæg som ikke er overenskomstfastsat indgår som udgangpsunkt heller ikke i refusionen fra kommunen, medmindre kommunen særligt har accepteret dette. Kommunen skal dog acceptere tillæg eller lønstigninger som følger af overenskomsten. 

Staten yder refusion for aftalte tillæg så som kvalifikationstillæg, funktionstillæg mv. Dette gælder både for ny og gammel ordning.

Vær opmærskom på, at medarbejdere ansat i fleksjob efter den nye ordning kan risikere at blive trukket/reguleret i deres fleksjobtilskud fra kommunen ifm. en lønstigning (både fast, midlertidige og engangsudbetalinger) ved AAU. Ved spørgsmål angående dette og eventuelt effekten af en lønstigning, bedes den pågældende medarbejder rette henvendelse til sin kommune.

Det er som udgangspunkt ikke hensigtsmæssigt for en medarbejder i fleksjob at have over-/merarbejde pga. begrænsningen i arbejdsevnen. Vurderingen af arbejdsevnen ligger til grund for fleksjobbets timetal, og hvis den ansatte jævnligt arbejder over (herunder for at spare systematisk op), kan det få betydning for fleksjobbet idet det ville kunne vurderes, at arbejdsevnen er sat for lavt. Desuden kan over-/merarbejde påvirke den ansatte i fleksjob negativt, da de aftalte skånehensyn ikke overholdes.

AAU er dog fleksible i den forstand, at fleksjobbere kan optjene/anvende fleks i tilfælde hvor opgaver og praktik kan medføre behovet – dog inden for rimelighedens grænser.

Det er muligt at få hjælp til arbejdsredskaber og arbejdspladsindretning. Det er her en forudsætning, at hjælpen er nødvendig for at tilgodese medarbejderens skånehensyn, og at hjælpen har afgørende betydning for, at medarbejderen kan fastholdes i fleksjobbet. Der kan søges om tilskud til de arbejdsredskaber, og til den arbejdspladsindretning, der ligger ud over, hvad AAU sædvanligvis kan forvente, at skulle stille til rådighed i jobbet. Kontakt kommunen i den enkelte sag.

Som medarbejder ved AAU er du ansat på overenskomstmæssige vilkår og du vil derfor ofte være omfattet af en pensionsordning fra ansættelsesdatoen. Denne pensionsordning er som udgangspunkt obligatorisk i det omfang du ikke har haft en pensionsordning tidligere.

Hvis du har en pensionsordning fra tidligere, har du mulighed for at videreføre denne hvis;

1. pensionsindbetalingen til en ny pensionsordning (den der følger af overenskomsten) indebærer, at du ikke kan opnå den samme risikodækning, herunder fx gruppelivsforsikring, på normale vilkår. – Altså at vilkårene forringes ved at overgå til en ny pensionsordning.  
2. dit nuværende pensionsselskab acceptere den fortsatte tilknytning (videreføres sker på de vilkår, pensionsinstituttet har fastsat)

Betingelserne følger af cirkulære om pensionsforhold for ansatte i fleksjob i staten. 

Såfremt du ønsker at bibeholde din gamle pensionsordning skal HR-afdelingen kontaktes inden ansættelse.

Som ansat ved AAU optjener du løn under ferie.

Hvis du har været ansat ved AAU og fortsætter i fleksjob, har du ret til løn under ferie og ret til 25 feriedage.

Hvis ikke din ansættelse i fleksjob er en forlængelse af en tidligere ansættelse ved AAU, og du ikke har optjent ret til feriegodtgørelse eller ferie med løn i de første ansættelsesår, har du ret til ledighedsydelse under ferie. Du kan kontakte din kommune for mere information herom.

Når man er ansat i fleksjob ved AAU, er man omfattet af arbejdsmarkedets regler på lige fod med de øvrige medarbejdere i forhold til de vedtagne politikker på AAU, herunder i relation til de årlige lønforhandlinger. hvor løn forhandles gennem den lokale tillidsrepræsentant, medmindre du har egen forhandlignsret. 

HR-afdelingen deltager ikke i lønforhandlinger og tager ikke stilling til udfaldet heraf.

Du har pligt til at kontakte dit jobcenter, hvis du ikke længere er ansat i en stilling med fleksjob. Det er ligeledes kommunen du skal kontakte med henblik på udbetaling af fleksydelse (svarende til ledighedsydelse eller efterlønsydelsen). I det omfang du ønsker at trække dig tilbage, før den til enhver tid gældende folkepensionsalder, skal du ligeledes kontakte jobcenteret. Såfremt der sker ændringer i lønnen eller væsnetlige ænringer i arbejdsindholdet mv. kan du også være forpligtet til at orientere jobcenteret. Kontakt altid jobcenteret eller HR-afdelingen for en vurdering heraf.

Om vejledning ved modtagelse af en ansøgning om ansættelse på særlige vilkår, se håndbogen under Det Rummelige Arbejdsmarked – generelle oplysninger.

Som institutsekretær o.l. skal du følge dette sagsflow i forbindelse med ansættelse af en person i fleksjob.

Såfremt det administrative tjenestested kan tilbyde ansøgeren et job, skal stillingen klassificeres og der skal foreligge en funktionsbeskrivelse. HR–afdelingen kan være behjælpelig med klassificeringen af stillingen i forhold til de overenskomstmæssige vilkår.
Når der skal oprettes et fleksjob enten for at fastholde en medarbejder, eller hvor der er tale om en ny ansættelse, skal der indgåes en fleksjobaftale mellem det pågældende administrative tjenestested, medarbejderen og jobcenteret. Fleksjobaftalen danner grundlag for fleksjobansættelsen. Fleksjobaftalen indeholder som minimum:Timetal/ugentlig arbejdstid (effektiv arbejdstid)
Løn og overenskomstområde
Beskrivelse af arbejdsopgaver evt. funktionsbeskrivelsen
Stillingsbetegnelse og ansættelsestidspunkt
Arbejdstid (møde og sluttid)
Eventuelle skånehensyn
Der skal i forbindelse med oprettelse af et fleksjob være foretaget lønforhandling som det er tilfældet for alle øvrige ansættelser på AAU, hvorfor tillidsrepræsentanten skal orienteres og eventuelt inddrages ved indgåelse af tillæg. Læs mere om tillidsrepræsentantens rolle i håndbogen på siden, Det Rummelige Arbejdsmarked - generelle oplysninger
Når fleksjob er oprettet efter den nye ordning, vil der ske opfølgning efter ca. 2½ år. Efter 4½ år skal kommunen udarbejde en status, hvor der tages stilling til, om den fleksjobansatte kan overgå til ordinær beskæftigelse eller skal forblive i fleksjobordningen.

For at effektuere ansættelsen skal HR–afdelingen have modtaget følgende dokumenter via Workzone:

Aftale om fleksjob
Indstillingsblanket
Oplysningsskema fra den ansatte
Eksamensbevis
Sagen sendes via Workzone til hr-dram@adm.aau.dk (afhængig af området) 

Publikationsdato 13/10-2015.

Følgende indeholder først generelle oplysninger om fleksjob og efterfølgende en vejledning til ansættelse af en person i fleksjob. Disse oplysninger supplerer håndbogens afsnit om Det Rummelige Arbejdsmarked - generelle oplysninger. Desuden sker ansættelse i fleksjob efter den til enhver tid gældende Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (Beskæftigelsesindsatsloven) samt tilhørende bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats.