En personalesag er en sag, der oprettes på personer, der bliver ansat på Aalborg Universitet. Der kan være forskellige typer af personalesager på hver medarbejder. Der henvises til Bilag 1: "Regler for oprettelse af personalesager – WorkZone", for nærmere information om de forskellige sagstyper, dokumenttyper, indblik mv.

Medarbejdere der arbejder med HR og ledere må oprette en personalesag, så længe reglerne i Bilag 1: "Regler for oprettelse af personalesager – WorkZone" følges. Der er dog visse typer af sager, som kun HR-afdelingen må oprette, se tillige Bilag 1. 

Der skal altid oprettes en personalesag i forbindelse med ansættelse af en ny medarbejder. Derudover skal der oprettes personalesager efter behov og i overensstemmelse med Bilag 1: "Regler for oprettelse af personalesager - WorkZone", til journalisering af relevante dokumenter, som vedrører en medarbejders løbende ansættelsesforhold.

I Bilag 1: "Regler for oprettelse af personalesager – WorkZone", er der ud for de enkelte sager angivet, hvilke dokumenter der skal journaliseres på de enkelte sager.

Generelt skal alle dokumenter som har betydning for en sag, journaliseres på sagen. Dokumenter kan også omfatte mails, notater mv. som har betydning for en medarbejders løbende ansættelsesforhold.  

Er du i tvivl om, hvilke dokumenter der skal lægges på en sag så kontakt dit HR-partner team.

Interne dokumenter, notater og mails, kan i forhold til offentlighedslovens bestemmelser markeres som ”internt”-dokument. Som hovedregel vil interne arbejdsdokumenter ikke være omfattet retten til aktindsigt. Der gælder dog særlige regler, hvor interne dokumenter iht. offentlighedsloven kan blive omfattet af retten til agtindsigt, jf. Offentlighedslovens §§ 23-26. Denne vurdering bør ved aktindsigtssager foretages i samarbejde med HR-JURA.

Det administrative tjenestested har som udgangspunkt ansvaret for, at de relevante dokumenter lægges på sagen i de sagstyper, hvor tjenestedet er sagsbehandler.

Læseadgangen til en personalesag begrænses pr. default af HR-afdelingen, forstået på den måde, at sager, der oprettes på sagsgruppen 221 automatisk tildeles indblikket HR-afdelingen. Sager, der oprettes af tjenestestederne skal påføres tjenestestedets personaleindblik ved personalesager eller sygefraværsindblik ved sygesager osv.

HR-afdelingen skal have indblik til alle personalesager. I nogle sager kan der dog være begrænset indblik til HR-afdelingen. 

På VIP-ansættelsessager samt på enkelte andre personalesager under dekanens ansvarsområde anvendes både fakultetets og tjenestestedets personaleindblik.

For ph.d. personalesager anvendes desuden indblikket AAU-PHD i overensstemmelse med Bilag 1 og Bilag 2.

Ingen sager må tildeles indblik ud over dem der, er beskrevet i Bilag 1: "Regler for oprettelse af personalesager – WorkZone" og Bilag 2: "Liste over indblik til begrænsning af adgang til personalesager - WorkZone"

Er du i tvivl om, hvilket indblik dit tjenestested er omfattet af, se Bilag 2: "Liste over indblik til begrænsning af adgang til personalesager - WorkZone"

For de nærmere regler vedr. specialindblik til sygefraværsindblik, se Bilag 3: "Vejledning til oprettelse af specialindblik og sygefraværsindblik til personalesager."

Det er det enkelte tjenestested (fakultet, institut, afdelingen mv.) der er ansvarlig for at holde eget (eller egne) personaleindblik ajourført herunder at sikre, at det kun er ledere samt medarbejdere, hvor adgangen er nødvendig for varetagelse af vedkommendes arbejdsopgaver, som er tilknyttet indblikket og dermed har adgang til tjenestestedets personalesager.  

Ved fratrædelse eller ændring af tjenestested følges ESDH-sekretariatets Regler for oprydning i WorkZone, når en medarbejder fratræder sin stilling.

Er du i tvivl om, hvilket indblik dit tjenestested eller fakultet er omfattet af og dermed ansvarlig for, se Bilag 2: "Liste over indblik til begrænsning af adgang til personalesager - WorkZone"