Det faglige program er kongressens krumtap. Ved nogle kongresser skal der indleveres abstract/papers, som vurderes af Scientific Program Committee, før et oplæg accepteres i programmet. I andre tilfælde skal du selv lægge programmet helt eller delvist.

Det faglige indhold

Det er den tidligere nævnte Scientific Commitee (videnskabelig komité), der er involveret i
udformningen af programmet. Find ud af, hvem den videnskabelige komite skal bestå af, hvor
mange, og hvordan opgaverne skal fordeles mellem komiteens medlemmer. Det vil helt automatisk også afstedkomme nogle diskussioner om, hvor meget tid medlemmerne skal afsætte til opgaverne.

Komitéen skal også tage stilling til kongressens tidsplan, programform og formidlingsform.

Strukturen på programforløbet er selvfølgelig vigtig:

• Hvor mange og hvilke faglige spor og indlæg skal kongressen rumme?
• Hvor meget tid skal afsættes til hvert indlæg?
• Skal oplægsholderne inviteres eller udvælges på baggrund af indsendte indlæg – såkaldte abstracts/papers?

Det faglige stof kan serveres på mange måder. Den klassiske envejskommunikation, som vi kender fra traditionelle forelæsninger, bruges stadig flittigt. Den kan være den rette formidlingsform i nogle sammenhænge, men kan også virke tung og monotont i andre sammenhænge.

Kombinér derfor gerne det faglige stof med fx:

• Case stories
• Deltagerinvolvering
• Journalistiske interviews
• Paneldiskussioner
• Multimediepræsentationer

Man kan også lade fx en kunstner eller entertainer komme med sit – måske anderledes – syn på kongressens faglige emne. Tilrettelagt med omhu vil det virke aktiverende på deltagerne.

Scientific Committee og Local Organizing Committee
En del af planlægningsarbejdet i forbindelse med en kongres drejer sig om det faglige indhold: kongrestema, udformningen af programmet, udvælgelse af talere og udarbejdelse af præsentationer. Den anden del er mere regulær administrativ projektledelse og indbefatter rammerne omkring kongressen: logistik, salg af sponsorater, administration af tilmeldinger og økonomistyring.

Ofte bliver det konkrete planlægningsarbejde således delt i to mellem to forskellige arbejdsgrupper: en videnskabelig komité - en såkaldt Scientific Committee, der består af fagkompetente personer med ansvar for programmets faglige indhold, og en lokal organisatonskomité - en såkaldt Local Organizing Committee, som skal have styr på alt det administrative, økonomiske, praktiske og logistiske. De to komitéer udgør tilsammen kongressens organisation. Nogle kongresser har endvidere en overordnet styringskomité med repræsentanter fra den internationale forening, som de to øvrige komitéer refererer til. De to komitéer fungerer i et tæt samarbejde, hvorfor tæt koordination og kommunikation er vigtig.

Nogle vælger også kun at arbejde med én komité, og i andre tilfælde ligger det faglige ansvar i hænderne på den internationale organisation."

TIP TIL DET ENDELIG PROGRAM

Det endelige program bør indeholde tidsplan for hver enkelt dag og programpunkt med angivelse af navn, tid og sted (lokale og bygning), oplægsholders navn og titlen på oplæg eller workshop, tid og sted for pauser og frokoster. Husk at indlægge pauser i programmet, så det ikke bliver for kompakt.
Registreringssted og -tidspunkt bør også fremgå af programmet.
Lav evt. et socialt program såsom udflugter og rundvisninger samt gallamiddag m.v. Angiv hvis tilmelding er nødvendig og husk at påføre dette på tilmeldingen.
 
Abstracts/paperhåndtering

På Aalborg Universitet er der ikke et fælles system til håndtering af abstract og papers. Der findes dog flere håndteringssystemer, der kan downloades fra nettet. Vær igen opmærksom på GDPR-regler herfor.