Det er meget vigtigt, at det juridiske grundlag for kongressen er i orden. Man skal ikke påtage sig forpligtelser og indgå i arrangementer, med mindre man er sikker på, hvad der er blevet aftalt. Vi anbefaler, at man får alle kontrakter og aftaler forhandlet på plads så tidligt som muligt. Det er blandt andet med hoteller, kongressted, foredragsholdere, udstillere, transportvirksomheder osv.

Især er det vigtigt, at man tager højde for de regler, der gælder for bestilling og afbestilling. Danmarks Rejsebureauforening og hotellernes brancheorganisation HORESTA har indgået en overenskomst, der bl.a. omfatter annulleringspraksis i forbindelse med større arrangementer. Sørg for, at tingene er ’skåret ud i pap’, og at en aftale ikke er til at misforstå. Det vil samarbejdspartnere også sætte pris på.