Ofte bliver det konkrete planlægningsarbejde delt i to mellem to forskellige arbejdsgrupper: en videnskabelig komité - en såkaldt Scientific Committee, der består af fagkompetente personer med ansvar for programmets faglige indhold, og en lokal organisatonskomité - en såkaldt Local Organizing Committee, som skal have styr på alt det administrative, økonomiske, praktiske og logistiske.

Uanset om du opererer med en, to eller tre komitéer, skal der udarbejdes en projektplan, som skal danne overblik over og holde styr på de opgaver, der primært drejer sig om de aktiviteter, hvor ansvaret typisk er placeret i den lokale organisationskomité. Den skal indeholde en tjekliste samt en beskrivelse af opgaverne, herunder hvem der er ansvarlig, og hvor mange ressourcer der er forbundet med opgaven i forhold til såvel økonomi som personale.

Få et overblik over projektet og løb de enkelte aktiviteter igennem i forhold til, hvornår de skal påbegyndes, og hvornår de skal være færdige. Herved får du også bedre styr på, hvilke delmål der er i hele projektforløbet. Denne plan vil være uvurderlig hjælp og rettesnor til at overholde tidsfrister.

Når du har fået et overblik over opgaver, tidsfrister, økonomi og ressourcer, bliver du også i stand til at vurdere, om der er brug for at inddrage ekstra hjælp, herunder også Ph.d.-studerende og studerende til at løse nogle af opgaverne.

Projektplanen kan fx indeholde en beskrivelse af:

• Hovedaktiviteter
• Delmålene i disse aktiviteter
• Tidsfrister i forhold til forskellige delmål
• Økonomiske ressourcer
• Hvilke aktiviteter der skal sættes i værk
• Hvilke ressourcer der skal sættes ind
• Hvem der har ansvaret for de respektive aktiviteter
• Hvordan de ansvarlige skal rapportere om status i aktiviteten
• Tidsfrister på de enkelte aktiviteter og delmål