For at man kan være tilstede som gode værter for deltagerne, er det vigtigt at have gjort et godt forarbejde. Der henvises til afsnittet Praktisk Afvikling. Herunder er der lagt specielt vægt på kommunikation og rollefordeling.

Aftalte kommunikationsveje
Når alle tråde skal samles, stiger behovet for tæt kommunikation. Derfor anbefaler vi, at der bliver oprettet mobiltelefonlister og telefonkæder. Samtidig er det hensigtsmæssigt at sætte tingene i system og vedtage en politik for tilbagemeldinger, så projektlederen ved, om en opgave sendt pr. mail er blevet udført, og om en besked lagt på telefonsvareren rent faktisk er modtaget.

Præcise tjeklister
Hav en god projektplan ved hånden og hold dig til dine præcise tjeklister. Afvigelser fra tjeklisterne, som for eksempel små ændringer i deadlines for leverancer, kan synes betydningsløse for den enkeltes ansvarsområde. Men de kan have konsekvenser for andre, der står og venter på leverancen. Det kan undgås ved jævnligt at gennemgå tjeklisterne og rapportere afvigelser til projektlederen, som herefter kan tage bestik af konsekvenserne og træffe en beslutning.

Ansvar og rollefordeling
Sørg i det hele taget for at tydeliggøre fordelingen af roller, ansvar og beslutningskompetencer, når kommunikationslinjer tilrettelægges. Det er vigtigt, at alle ved, hvem der refererer til
hvem – i særdeleshed blandt de frivillige og koordinatorerne.

Frivillig arbejdskraft
Mange af de praktiske opgaver op til og under kongressen kan løses af frivillige hænder. En del studerende er interesserede i frivilligt arbejde i forbindelse med store kongresser, hvor de får mulighed for at deltage på kongressen i et vist omfang, og dermed mulighed for at netværke med anerkendte specialister. Samtidig pynter frivilligt arbejde på de studerendes CV. Der bør udpeges en person, som har det overordnede ansvar for den frivillige arbejdskraft.D
Frivillige kan bl.a. hjælpe med:

• At fylde kongrestasker med materiale
• Opstilling af og opklæbning på poster boards
• Afhentning af deltagere i lufthavn
• Bemanding af informationsskranke på mødestedet og overnatningsstederne
• Assistance ved on-site registrering
• Udlevering af navneskilte og kongrestasker
• Bemanding i garderobe og kontrol ved indgange
• Guide for vigtige talere
• Oprydning efter kongressen

Se Planlægning af praktisk afvikling

Sørg for at organisere en god modtagelse af speakers og andre nøglepersoner. Evt. afhentelse i lufthavnen mm.

Sørg for at have en liste over nøglepersoner, som udtaler sig på konferencens vegne. Det er en god idé at invitere pressen til at deltage. Se også afsnittet Markedsføring/Presse.