Da man kun kan have én bruger pr. email på systemet, er du nødt til først at slette den bruger, du har fået oprettet.

Derefter skal du følge guiden på siden herover for at få oprettet en rekrutteringskonto med din AAU-email.

Du kan læse om, hvordan du sletter din brugerkonto, på siden her.

I den nuværende version af Jobbanken er det ikke muligt at give andre end den, der har oprettet opslaget, adgang til at se opslag og ansøgere via platformen.

Vi er bekendt med behovet og er i dialog med leverandøren. Indtil der udgives en løsning, er der følgende muligheder:

1. Opret en sag i WorkZone og lav indblik på sagen til ansættelsesudvalget. Eksporter ansøgerne fra Jobbanken og brug WorkZone som arbejdsredskab i udvalget.
2. Når du opretter et opslag, skal du nederst indtaste en e-mail, som skal modtage ansøgningerne. Denne adresse vil modtage en mail hver gang en ansøger søger stillingen inkl. de vedhæftede filer (CV og ansøgning). Du kan derfor enten sætte dig selv på og sørge for at videresende denne mail til udvalget, eller du kan f.eks. indsætte e-mailadressen på forpersonen for udvalget.
   
   Vær opmærksom på, at denne løsning stiller store krav til datahygiejne, da det skal sikres, at alt ansøgningsmateriale efterfølgende slettes fra alles mailkonti.

OBS! Vær opmærksom på AAU’s retningslinjer for dataklassifikation. Ansøgningsmateriale vurderes at være klassificeret som datatype niveau 2, da det ofte kan indeholde personlige oplysninger (privat adresse, telefonnummer, mailadresse mv.), karakterer mv. Brug kun tekniske løsninger, som understøtter dette dataniveau.

Der er desværre ikke en knap til at få et direkte link til dit opslag.
Du kan i stedet følge denne korte guide:

1. Log ind i din recruiterprofil og find det relevante jobopslag.
2. Sørg for at du er klikket ind på og har åbnet opslaget og ikke kigger op oversigten over alle opslag.
3. I toppen af din browser finder du frem til den specifikke adresse
   Det kan f.eks. se sådan her ud: https://aau.jobteaser.com/da/backend/job-offers/11574274
4. Du skal nu fjerne den del af linket som hedder ’/backend/’ så dit link til kommer at se sådan her ud:
   https://aau.jobteaser.com/da/job-offers/11574274
   (pas på at du ikke ender med at have for mange eller for få skråstreger i linket)
   
   Med dette link kan du og alle andre nu tilgå joboplaget direkte - også uden at det kræver login til Jobbanken. Det er derfor også meget delevenligt ift. Moodle og diverse sociale medier.
   
   OBS! Kan du ikke få det nye link til at virke og får af vide at du allerede er logget ind - prøv da at åbne det nye link i en anden browser eller i et privat(inkognito) vindue i din browser.

Der er flere som har behov for at kunne printe eller gemme et opslag. Eksempelvis som dokumentation for, at opslaget har fundet sted.

Den bedste måde at gemme et opslag er ved at følge guiden til at lave et direkte link til et opslag - den finder du også her i FAQ'en.

Når du har fundet det direkte link til opslaget og åbner dette link, så vil du se opslaget præcis som de studerende ser opslaget på portalen. Her kan du gemme opslaget ved at printe det som pdf.

Systemet er begrænset til kun at kunne modtage 2 filer. I udgangspunktet er det tanken, at disse to filer er hhv. CV og ansøgning, men man kan i princippet uploade hvad som helst, da systemet ikke tjekker indholdet.

Vi oplever, at mange, der opslår stillinger fra AAU, ofte (pga. dokumentationskrav fra HR) beder studerende om at vedhæfte studiejournalen ud over de to førnævnte dokumenter. Men de studerende kan altså ikke uploade mere end to filer.

Mulige løsninger:

1. I teksten til stillingsopslaget kan du bede ansøgerne om at samle ansøgning og studiejournal i én fil, som de så kan uploade, når de ansøger.
2. I en GDPR-optik bør man altid tænke i dataminimering og derved kun indhente de oplysninger, man faktisk har brug for. I dette perspektiv kan man sige, at I ikke har brug for studiejournal på alle ansøgere, men kun på dem, I vælger at ansætte. Derfor er en løsning at indhente studiejournalen på bagkant, når man ved, hvem man ønsker at tilbyde stillingen.
3. Når man slår en stilling op i AAU Jobbank, kan man vælge, at ansøgerne ikke søger direkte via Jobbanken, men i stedet sendes til en ekstern ansøgningsside. I kan derfor henvise til en ansøgningsformular som I laver i Survey Xact (der er GDPR-compliant) og her selv vælge, hvilke spørgsmål I ønsker, de skal svare på, og hvilke filer de skal uploade. Det gør dog ansøgningsprocessen mere besværlig for både studerende og dig, der skal administrere rekrutteringsprocessen. Læs mere om filupload i Survey Xact her.

Som virksomhedsbruger af Jobbanken kan du ikke som sådan logge ind og se og bruge Jobbanken som de studerende gør.

Vi har dog lavet en integration, som betyder at de seneste opslag fra Jobbanken også vises på nogle af vores hjemmesider målrettet vores studerende. Her kan du se og åbne de seneste opslag og hente inspiration til dit eget opslag.

NB: når du kommer ind på siderne skal du lige scrolle lidt ned til du finder afsnittet "Se seneste opslag i AAU Jobbank:"

Find inspiration på siderne her:

• Studiejob
• Projektorienteret forløb (praktik)
• Projektsamarbejde

Når du har fået ansøgere på din annonce kan du via rekrutteringsmodulet se disse via knappen 'ansøgere' inde på selve annoncen.

Du kan her 'godkende' eller 'afslå' ansøgere, hvilket giver dig mulighed for, via systemet, at sende en mail til ansøgerne.

Godkend er til dem du vil invitere til en samtale eller tilbyde stillingen og afslå er til dem du vil sende et afslag på ansøgningen.

Du kan også bruge 'godkend' og 'afslå' uden at sende en mail og derved alene bruge funktionen til at skabe overblik over dine ansøgere.

Se evt. mere om funktionen her.

Arkiverede job bliver ikke slettet, men bliver liggende i systemet og kan tilgås, så længe du har en aktiv profil.
Derimod bliver listen over ansøgere på hvert opslag slettet efter 2 år, så den ikke længere kan tilgås.

Inaktive recruiter-konti bliver slettet efter 2 år hvorefter dine data og gamle opslag ikke længere kan tilgås.