Regler for oprydning i WorkZone, når du fratræder din stilling

Inden fratrædelse skal du gennemgå dine åbne sager og sørge for at:

1. Overdrage sagsbehandleransvaret til anden sagsbehandler. Er det ikke besluttet hvem der skal overtage ansvaret, skal du sætte nærmeste leder på som sagsbehandler. 
2. Tjekke om sagerne har sigende/korrekte titler ihht. journaliseringsreglerne.
3. Tjekke om den enkelte sag er færdigbehandlet – hvis ja, skal dokumenterne på sagen akteres, tilstanden for sagen ændres til færdigbehandlet og sagen afsluttes. Se vejledningen Arkiver dokument og afslut/genåben sag.
4. Tjek om der ligger dokumenter på din skrivebordssag. Den finder du under listen Åbne sager på dit Dashboard/hjemforsiden (titlen er Skrivebord + dit medarbejdernummer). Ligger der dokumenter her, skal du flytte dem til sager de vedrører eller slette dem.

Chefansvar: 
Har den fratrådte medarbejder ikke gjort ovenstående, er det din pligt som chef at gøre det.

Indblik (begrænsning på læseadgang)

Når du fratræder din stilling på AAU, mister du automatisk de indblik, du havde.

Fortsætter du i en anden stilling på AAU, gælder at:

• Er feltet Læseadgang tomt, så kan du se sagen selvom du flytter afdeling.
• Står dit navn i feltet Læseadgang, er indblikket personligt, og du kan se sagen, selvom du flytter afdeling.
• Er der en tjenestedskode foran, er det et afdelingsindblik for afdelingen du forlader, dvs. du vil IKKE kunne se sagen, når du flytter afdeling.
• Er det et "manuelt indblik" – ét afdelingen har oprettet med hjælp fra ESDH-teamet – så kan du ikke se sagen, hvis du får ny profil (mailadresse). Beholder du mailadressen, så vil du kunne se sagen indtil din tidligere afdeling giver ESDH-teamet besked om, at du ikke længere skal have læseadgang.

Brug vejledningen Se hvilke indblik du er tildelt, hvis du ikke klar over, hvilke indblik du har, og send et skærmbillede af indblikkene til ESDH-teamet. Så sørger de for at få indblikkene fjernet.

Chefansvar:
Er du i tvivl om, hvilke medarbejdere der har læseadgang, så brug vejledningen Se hvem der er tildelt det indblik, som er på sagen.