Der skal oprettes én sag på alle indskrevne ph.d.’er, en såkaldt ph.d.- sag.

• Sagen oprettes af AAU ph.d. som en emnesag på sagsgruppe 562, Indskrivning af ph.d.'er.

Hvis sagen er oprettet af instituttet, skiftes til sagsbehandler hos AAU ph.d. samt ansvarlig enhed 21171, AAU ph.d.

Den indskrevne skal tilknyttes sagen som part. Da der er tale om en emnesag oprettes parten under fanebladet parter.

For alle ikke-ansatte ph.d.- studerende skal vedkommende oprettes som en kontakt i WorkZone før vedkommende kan tilknyttes som part på sagen.

Alle ansatte ph.d.- studerende tilknyttes som part på baggrund af deres CPR.nr.

For ph.d.- studerende uden CPR.nr. oprettes de først som part på sagen, når vi har fået CPR. nr. på den ph.d. - studerende. Se Bilag 1 vedr. oprettelse og navngivning m.m. i WorkZone.

Ansættelsessager startes ved instituttet.

Sagen oprettes som en personalesag på sagsgruppe 221. HR orienteres om, at sagen er oprettet, og når der foreligger godkendelse fra ph.d.-skoleleder, så videresendes sagen til HR. I emnefeltet på mailen skrives følgende: Sagstitel, institut samt UDLÆNDING, hvis der skal søges opholds- og arbejdstilladelse (OAT).

Se Bilag 1 vedr. oprettelse og navngivning af sager m.m. i WorkZone.

I forbindelse med ansættelse af udenlandske ph.d. - studerende uden CPR.nr. oprettes en emnesag på sagsgruppe 222. På den måde sikres en højere grad af ensretning af sagsgangen for ansatte med og uden CPR. nr