Klik på Sag i menulinjen øverst til venstre.

Der skal oprettes én sag pr. administrative opgave/forskningsprojekt, som de pågældende samtykkeerklæringer og oplysningsskrivelser knytter sig til.

Vælg "Emnesag"

Angiv titlen på den sag, du er ved at oprette i titelfeltet. Det skal være ”Samtykkeerklæring" efterfulgt af titlen på forskningsprojektet/den administrative aktivitet, skrevet fuldt ud. 

Eksempel på korrekt titel:

1.   Samtykkeerklæringer – AAU Karrieremesse 2021

2.   Samtykkeerklæringer – Behavior in public places under a pandemic

3.   FIK Projektnr., projektnavn – Samtykkeerklæringer.

Skriv 068 i sagsgruppefeltet og klik på kategorien ”068, Behandling af personoplysninger (GDPR).

Klik på undersagsgruppefeltet og klik på undersagsgruppen ”Samtykkeerklæring, Samtykkeerklæring”.

Adgang til at se sagen skal begrænses

Klik på den lille nøgle i feltet læseadgang og vælg, hvem der må se sagen;

Indblikket Kontrakt-specialindblik går default på, således, at Kontraktenheden kan se alle samtykkeerklæringer.

Herefter skal du selv tilføje et indblik, som du er medlem af:

-     Hvis samtykkeerklæringen er indhentet på et forskningsprojekt, skriv ”Projects” og vælg det institut, hvor forskningsprojektet hører under

-     Hvis samtykkeerklæringen er indhentet i forbindelse med en studentersag, skal indblikket ”Studentersag” angives.

Hvis samtykkeerklæringen er indhentet i anden sammenhæng, kan afdelingens afdelingsindblik angives. Afdelingsindblikket findes ved at skrive jeres tjenestedskode eller afdelingsnavnet i feltet.

De registrerede skal ikke angives som parter på sagen medmindre der er hjemmel til at behandle deres cpr-nummer.

Hvis de registrerede der har afgivet samtykke skal registreres som part på sagen skal deres cpr-nummer indhentes.

Der vil som udgangspunkt ikke være hjemmel til at indhente CPR-numre vedrørende et samtykke. De registrerede skal derfor ikke angives som part på sagen, men i stedet kunne søges frem ved korrekt navngivning af alle journaliserede dokumenter.

Når du har udfyldt alle felter i din sag, skal du gemme den, så sagen bliver oprettet og får et sagsnummer.

Importer og navngiv dokumenterne om samtykkeerklæring og oplysningsskrivelse i overensstemmelse med proceduren.

Læs her, hvordan dokumenter importeres til workzone:

Importer fra drev: Importer dokument fra drev

Fra mail: Send filer fra WorkZone og gem indkomne mails i WorkZone